Sau khi quý vị liên hệ Meals Direct, sẽ có ích nếu biết ai có thể trả lời câu hỏi nào. Hãy hỏi Meals Direct về tình trạng cung cấp dịch vụ và cách liên hệ cho tiểu bang của quý vị. Hãy hỏi chương trình của thành viên về điều kiện tham gia và việc cho phép bữa ăn. Sau khi gửi yêu cầu thông tin, hãy xác nhận những gì đã được nhận và ai phụ trách hành động tiếp theo. Bản thân một tin nhắn gửi đến nhà cung cấp không xác nhận một quyền lợi đã được cho phép hay một lần giao hàng.
Bốn câu hỏi sau khi gửi yêu cầu thông tin
Dùng những câu hỏi này để tìm hiểu các bước cho tiểu bang của quý vị. Đây không phải là một trình tự tiếp nhận được cam kết:
- Tôi đã liên hệ đúng đội ngũ chưa? Trang địa điểm của chúng tôi có một trang cho mỗi tiểu bang: Pennsylvania, New Jersey và New York.
- Cần những thông tin gì về địa điểm và chương trình? Hãy hỏi đội ngũ sẽ xác nhận khu vực phục vụ và việc tham gia chương trình của thành viên như thế nào.
- Bữa ăn đã được cho phép chưa? Nếu chưa, hãy hỏi điều phối viên dịch vụ hoặc chương trình xem ai có thể giải thích quy trình yêu cầu.
- Ai phụ trách hành động tiếp theo? Ghi lại việc cần làm, ai sẽ làm và cách hỏi lại sau đó.
Thu thập thông tin so với việc cho phép quyền lợi
Hai việc này dễ bị nhầm lẫn, nên tách riêng chúng sẽ có ích.
Thu thập thông tin (việc bộ phận tiếp nhận làm)
Chuẩn bị địa chỉ hoặc mã ZIP, tên chương trình hoặc bảo hiểm và mọi thông tin hiện có về việc cho phép dịch vụ. Hãy hỏi đội ngũ thực sự cần những thông tin nào và nên dùng kênh riêng tư nào. Quý vị cũng có thể hỏi hiện có những hình thức bữa ăn, thực đơn và hỗ trợ ngôn ngữ nào. Lựa chọn thay đổi theo khu vực và chương trình.
Cho phép quyền lợi (việc chương trình hoặc bảo hiểm làm)
Việc thành viên có đủ điều kiện nhận bữa ăn giao tận nhà qua một chương trình hay không, và dịch vụ có được cho phép hay không, do chương trình hoặc bảo hiểm y tế của thành viên quyết định. Ví dụ, trong chương trình Community HealthChoices của Pennsylvania, Department of Human Services (Sở Dịch vụ Nhân sinh) cho biết mỗi người tham gia nhận dịch vụ và hỗ trợ dài hạn đều có một điều phối viên dịch vụ và một kế hoạch dịch vụ lấy con người làm trung tâm. Các dịch vụ được sắp xếp thông qua kế hoạch đó.
Câu trả lời của nhà cung cấp về khu vực phục vụ và câu trả lời của chương trình về việc cho phép dịch vụ giải đáp những câu hỏi khác nhau. Hãy xác nhận cả hai trước khi coi như dịch vụ đã được sắp xếp.
Một số thành viên đủ điều kiện có thể nhận quyền lợi bữa ăn được cho phép mà không phải tự trả tiền. Phạm vi chi trả và việc cho phép dịch vụ khác nhau.
Ai sẽ liên hệ tiếp theo
Tùy theo tình hình hiện tại, lần liên hệ tiếp theo có thể đến từ:
- Đội ngũ Meals Direct phụ trách tiểu bang của quý vị, về khu vực phục vụ, thông tin chi tiết hoặc việc lên lịch
- Điều phối viên dịch vụ hoặc người quản lý hồ sơ của thành viên, về kế hoạch dịch vụ hoặc việc cho phép dịch vụ
- Chương trình hoặc bảo hiểm y tế của thành viên, về các quyết định liên quan đến điều kiện tham gia hoặc việc cho phép dịch vụ
Hãy hỏi đội ngũ đang xử lý câu hỏi của quý vị xem việc liên hệ tiếp theo sẽ diễn ra như thế nào. Thời gian tùy thuộc vào tiểu bang, chương trình của thành viên và thông tin hiện có. Nếu chưa chắc ai phụ trách bước tiếp theo, hãy hỏi trong cuộc trao đổi đầu tiên và ghi lại câu trả lời.
Hỏi ở đâu nếu chưa nhận được phản hồi
Nếu quý vị đã chờ và chưa chắc tình hình đang thế nào:
- Liên hệ đội ngũ Meals Direct phụ trách tiểu bang của quý vị qua trang địa điểm của chúng tôi hoặc Yêu cầu gọi lại, và hỏi về tình trạng hiện tại.
- Hỏi điều phối viên dịch vụ hoặc người quản lý hồ sơ của thành viên nếu có liên quan đến việc cho phép dịch vụ.
- Chuẩn bị sẵn ghi chú của quý vị: quý vị đã liên hệ khi nào, đã nói chuyện với ai và họ đã nói gì.
Xin đừng đưa thông tin sức khỏe, số định danh và thông tin hồ sơ vào bình luận hoặc tin nhắn mạng xã hội. Với mọi điều mang tính cá nhân, hãy dùng điện thoại, email hoặc Yêu cầu gọi lại.
Tách riêng câu trả lời đang chờ và câu trả lời đã xác nhận
Ghi chú của quý vị có thể cho thấy một yêu cầu liên hệ đã được gửi trong khi khu vực phục vụ vẫn chưa được xác nhận. Ghi chú cũng có thể cho thấy bữa ăn đã được cho phép trong khi việc sắp xếp với nhà cung cấp vẫn đang chờ. Cả hai đều là cập nhật hữu ích, nhưng mang ý nghĩa khác nhau.
Ghi ngày và nguồn bên cạnh mỗi câu trả lời. Nếu hai câu trả lời có vẻ mâu thuẫn, hãy nhờ đội ngũ chịu trách nhiệm về quyết định đó làm rõ. Tránh gửi cùng một tài liệu qua nhiều kênh, trừ khi đội ngũ nhận tài liệu yêu cầu quý vị làm vậy. Ghi chép rõ ràng giúp dễ giải thích hơn câu hỏi hiện đang ở giai đoạn nào.