Biết nên hỏi gì về bữa ăn giao tận nhà trước khi gọi sẽ giúp quý vị sắp xếp cuộc trao đổi đầu tiên. Hãy ghi lại vài câu hỏi, chuẩn bị sẵn năm thông tin đơn giản và quyết định quý vị sẽ chia sẻ gì, ở đâu. Hướng dẫn này đưa ra các câu hỏi, giải thích bộ phận tiếp nhận có thể hỏi gì và kết thúc bằng một danh sách kiểm tra ngắn để quý vị sao chép hoặc in.
Nên hỏi gì về bữa ăn giao tận nhà: những câu hỏi cần ghi lại
Trước khi gọi điều phối viên dịch vụ của thành viên, chương trình của họ hoặc đội ngũ Meals Direct phụ trách tiểu bang của họ, hãy ghi lại những câu hỏi quan trọng với quý vị. Sau đây là vài câu để bắt đầu:
- Quý vị có phục vụ khu vực của thành viên không? Khu vực phục vụ khác nhau trong từng tiểu bang.
- Ở đó có những hình thức bữa ăn nào? Nóng, đông lạnh và tươi đặc biệt. Lựa chọn thay đổi theo khu vực và chương trình.
- Có những thực đơn nào? Hỏi về bất kỳ nền ẩm thực nào quan trọng với thành viên.
- Bữa ăn đã được cho phép chưa, hay cần gửi yêu cầu? Việc cho phép dịch vụ do chương trình hoặc bảo hiểm y tế của thành viên cấp.
- Có mất chi phí gì không? Một số thành viên đủ điều kiện có thể nhận quyền lợi bữa ăn được cho phép mà không phải tự trả tiền. Phạm vi chi trả và việc cho phép dịch vụ khác nhau.
- Có những hỗ trợ ngôn ngữ nào? Hỏi hiện có hỗ trợ ngôn ngữ nào cho tiểu bang của thành viên.
- Tiếp theo sẽ ra sao, và ai sẽ liên hệ lại?
Chừa chỗ dưới mỗi câu hỏi để ghi câu trả lời và tên người quý vị đã nói chuyện.
Bộ phận tiếp nhận có thể hỏi quý vị những gì
Mỗi tiểu bang và chương trình có quy trình riêng. Nói chung, bộ phận tiếp nhận có thể hỏi những thông tin như:
- Tên thành viên và số điện thoại thuận tiện nhất để liên hệ với họ
- Địa chỉ hoặc mã ZIP của thành viên, để kiểm tra khu vực phục vụ
- Chương trình hoặc bảo hiểm của thành viên, nếu quý vị biết
- Bữa ăn đã được phê duyệt chưa, nếu quý vị biết
- Sở thích ăn uống, dị ứng và nhu cầu ăn kiêng
- Ngôn ngữ muốn dùng
Quý vị không cần có mọi câu trả lời trước khi gọi. Nếu không biết điều gì, hãy nói rõ. Đội ngũ có thể giúp quý vị tìm ra nơi có thông tin đó.
Danh sách kiểm tra ngắn để sao chép hoặc in
Trước cuộc gọi đầu tiên, hãy chuẩn bị sẵn:
- Mã ZIP
- Tên chương trình hoặc bảo hiểm, nếu biết
- Tình trạng phê duyệt, nếu biết
- Số điện thoại và thời gian thuận tiện nhất để liên hệ với quý vị
- Ngôn ngữ muốn dùng
Câu hỏi nên đặt ra:
- Quý vị có phục vụ khu vực này không?
- Ở đây có những hình thức bữa ăn và thực đơn nào?
- Có cần cho phép dịch vụ không, và quy trình thế nào?
- Có những hỗ trợ ngôn ngữ nào?
- Bước tiếp theo là gì, và ai sẽ liên hệ lại?
Sau cuộc gọi, hãy ghi lại:
- Quý vị đã nói chuyện với ai
- Họ đã nói gì
- Bước tiếp theo, và ai sẽ thực hiện
Quyền riêng tư: chia sẻ gì và ở đâu
Một số thông tin mang tính cá nhân. Hãy gọi đội ngũ phụ trách tiểu bang của thành viên và hỏi cách đã được chấp thuận để chia sẻ thông tin cá nhân hoặc tài liệu. Đừng gửi chúng qua email thông thường hoặc mạng xã hội.
Có thể hỏi những câu chung (ví dụ, trong khung trò chuyện trên trang web):
- Meals Direct phục vụ những tiểu bang nào?
- Quý vị cung cấp những hình thức bữa ăn nào?
Giữ riêng tư (chỉ chia sẻ qua kênh bảo mật mà đội ngũ tiểu bang xác nhận):
- Họ tên
- Thông tin sức khỏe hoặc chẩn đoán
- Số định danh, như số Medicaid hoặc số bảo hiểm
- Ghi chú hồ sơ hoặc tài liệu
Xin đừng đưa tài liệu và thông tin sức khỏe lên mạng xã hội, kể cả tin nhắn riêng. Mạng xã hội không phải là kênh bảo mật.
Nên gọi ai trước
- Nếu thành viên có điều phối viên dịch vụ hoặc người quản lý hồ sơ, họ thường là người phù hợp để gọi trước.
- Nếu quý vị muốn hỏi Meals Direct, hãy bắt đầu với trang địa điểm của chúng tôi và chọn tiểu bang của thành viên.
- Nếu quý vị chưa biết bắt đầu từ đâu, chương trình hoặc bảo hiểm y tế của thành viên có thể chỉ dẫn quý vị đến đúng người.
Kết thúc cuộc gọi với một bước tiếp theo rõ ràng
Trước khi kết thúc, hãy nhắc lại việc quý vị nghĩ cần làm tiếp theo: "Tôi sẽ hỏi điều phối viên về việc cho phép dịch vụ", hoặc "Tôi sẽ chờ đội ngũ xác nhận khu vực phục vụ". Sau đó hỏi xem quý vị đã hiểu đúng chưa.
Giữ những câu hỏi chưa có câu trả lời trong danh sách. Quý vị không cần điền chỗ trống bằng phỏng đoán. Nếu có người khác sẽ giúp, hãy trao đổi riêng với họ về bước tiếp theo đã thống nhất để không gửi những yêu cầu trái ngược nhau.