Theo dõi hồ sơ giới thiệu bữa ăn là một phần của chính việc giới thiệu. Bài viết này giải thích vì sao giới thiệu khép kín lại quan trọng, những trạng thái nào nên theo dõi, cách hỏi thăm tình trạng một hồ sơ giới thiệu và nên hỏi về những bước theo dõi tiếp theo nào.
Vì sao giới thiệu khép kín lại quan trọng
"Khép kín vòng" đơn giản có nghĩa là người gửi hồ sơ giới thiệu được biết điều gì đã xảy ra với hồ sơ đó. Đối với thành viên, điều này có thể tạo nên sự khác biệt giữa một khởi đầu suôn sẻ và một khoảng trống trong sự hỗ trợ. Đối với các nhóm chăm sóc, điều này có nghĩa là ít cuộc gọi lặp lại hơn và ít bất ngờ hơn.
Khi vòng thông tin vẫn còn bỏ ngỏ, những vấn đề nhỏ sẽ lớn dần. Một chi tiết bị thiếu nằm đó mà không ai để ý. Một thành viên phải chờ mà không biết vì sao. Một điều phối viên cập nhật kế hoạch mà không có thông tin mới nhất. Khép kín vòng thông tin giúp mọi người cùng làm việc dựa trên một bức tranh chung.
Theo dõi hồ sơ giới thiệu bữa ăn: các trạng thái nên theo dõi
Quý vị không cần một hệ thống phức tạp. Bốn nhãn gợi ý dưới đây có thể giúp sắp xếp ghi chú của riêng quý vị. Đây không phải là các trạng thái trong hệ thống của Meals Direct:
- Đã nhận. Hồ sơ giới thiệu đã đến đúng nhóm phụ trách tiểu bang của thành viên.
- Đang xem xét. Nhóm đang kiểm tra khu vực phục vụ và thông tin chương trình.
- Cần theo dõi thêm. Có điều gì đó còn thiếu hoặc cần được quyết định. Câu hỏi then chốt ở đây là: ai phụ trách việc này?
- Đã đóng, kèm bước tiếp theo được ghi lại. Hồ sơ giới thiệu đã có kết quả, và bước tiếp theo đã được ghi lại để không có gì bị thất lạc.
Vì sao câu hỏi "ai phụ trách việc này?" lại quan trọng
Giai đoạn "cần theo dõi thêm" đáng được chú ý kỹ. Một chi tiết còn thiếu về gói bảo hiểm, một câu hỏi về địa chỉ hoặc một yêu cầu về sở thích của thành viên có thể bị kẹt giữa hai hộp thư. Chỉ định một người phụ trách cho mỗi việc cần theo dõi, dù đó là người giới thiệu, điều phối viên của thành viên hay nhóm tiếp nhận của nhà cung cấp bữa ăn, sẽ giúp công việc tiếp tục tiến triển.
Vì sao trạng thái "đã đóng" cần có bước tiếp theo
Một hồ sơ giới thiệu có thể được đóng theo nhiều cách khác nhau. Bữa ăn có thể được sắp xếp. Thành viên có thể cần một dịch vụ khác. Việc phê duyệt có thể vẫn đang chờ chương trình của thành viên xử lý. Dù kết quả là gì, hãy ghi lại bước tiếp theo và ai sẽ thực hiện bước đó.
Cách hỏi thăm tình trạng hồ sơ giới thiệu
Nếu quý vị đã gửi hồ sơ giới thiệu đến Meals Direct và muốn biết hồ sơ đang ở bước nào:
- Sử dụng kênh liên hệ chính thức của tiểu bang của thành viên. Hãy bắt đầu từ trang địa điểm của chúng tôi để tìm đúng nhóm Meals Direct phụ trách Pennsylvania, New Jersey hoặc New York.
- Chuẩn bị sẵn thông tin tham chiếu của quý vị, chẳng hạn như ngày quý vị gửi và thông tin liên lạc của quý vị.
- Không đưa thông tin của thành viên lên mạng xã hội. Tuyệt đối không đăng tên, thông tin sức khỏe, số ID hoặc ghi chú hồ sơ trong phần bình luận hay tin nhắn riêng.
Hãy lưu các cập nhật trong những hệ thống đã được phê duyệt, không phải trong tin nhắn mạng xã hội. Các quy định về quyền riêng tư của tổ chức quý vị áp dụng cho mọi tin nhắn quý vị gửi.
Hỏi xem sẽ có những bước theo dõi nào
Hãy hỏi nhóm đang xử lý hồ sơ giới thiệu xem quý vị có thể mong đợi những bước theo dõi nào. Thời gian có thể tùy thuộc vào tiểu bang, chương trình của thành viên và những thông tin còn cần bổ sung.
Nếu quý vị chưa nhận được phản hồi và không chắc hồ sơ giới thiệu đang ở bước nào, hãy liên hệ nhóm phụ trách tiểu bang của thành viên qua kênh chính thức và hỏi về tình trạng hiện tại.
Lời khuyên cho các nhóm chăm sóc
- Theo dõi bốn trạng thái trong bất kỳ hệ thống nào mà tổ chức của quý vị đang sử dụng.
- Ghi lại người phụ trách của mỗi việc cần theo dõi.
- Ghi lại bước tiếp theo khi quý vị đóng một hồ sơ giới thiệu, ngay cả khi kết quả là "hiện tại thì chưa."
- Chỉ chia sẻ những gì cần thiết, qua kênh chính thức.
Mẫu lời nhắn theo dõi quý vị có thể điều chỉnh
Quý vị có thể thử: "Tôi xin hỏi thăm về hồ sơ giới thiệu dịch vụ bữa ăn mà tôi đã gửi vào ngày [ngày]. Anh/chị có thể xác nhận giúp hồ sơ đã đến đúng nhóm chưa, còn cần thêm gì và ai sẽ thực hiện bước tiếp theo không?"
Chỉ sử dụng lời nhắn này qua kênh đã được xác nhận cho tiểu bang của thành viên và theo các quy định về quyền riêng tư của tổ chức quý vị. Hãy bắt đầu với lượng thông tin nhận dạng tối thiểu mà nhóm yêu cầu. Ghi lại câu trả lời, nhưng đừng chuyển một việc đang chờ xử lý sang trạng thái hoàn tất chỉ vì đã gửi tin nhắn.