Bốn điều cần kiểm tra này cho quý vị một điểm khởi đầu hữu ích để hỏi nên gửi hồ sơ giới thiệu đến đâu và cần những chi tiết nào. Bài này giải thích từng điều cần kiểm tra, quy trình giới thiệu thường yêu cầu những gì, ai nhận hồ sơ và cách bảo vệ quyền riêng tư.
Danh sách kiểm tra khi giới thiệu dịch vụ bữa ăn: bốn điều cần kiểm tra
1. Thành viên sống ở tiểu bang nào?
Chương trình, thực đơn và đầu mối liên hệ khác nhau theo tiểu bang. Lựa chọn thay đổi theo khu vực và chương trình. Meals Direct phục vụ thành viên đủ điều kiện tại Pennsylvania, New Jersey và New York, và mỗi tiểu bang có đội ngũ riêng. Hãy xác nhận tiểu bang và mã ZIP của thành viên trước, vì khu vực phục vụ cũng khác nhau ngay trong mỗi tiểu bang.
Vì sao điều này quan trọng: hồ sơ giới thiệu gửi nhầm đội ngũ tiểu bang sẽ phải được chuyển lại, việc này mất thời gian.
2. Chương trình hoặc bảo hiểm nào áp dụng?
Chương trình hoặc bảo hiểm y tế của thành viên quyết định bữa ăn giao tận nhà có thể được cho phép hay không và theo cách nào. Ví dụ, trong chương trình Community HealthChoices của Pennsylvania, bữa ăn giao tận nhà nằm trong số các dịch vụ miễn trừ được liệt kê. Hãy hỏi bảo hiểm của thành viên cách bữa ăn được cho phép.
Vì sao điều này quan trọng: chương trình quyết định những gì có thể thực hiện và các bước tiếp theo là gì.
3. Cách tốt nhất để liên lạc với thành viên là gì?
Hãy xác nhận số điện thoại hiện tại và thời gian tốt nhất để gọi, cùng bất kỳ người liên lạc nào mà thành viên muốn cùng tham gia, chẳng hạn một người chăm sóc trong gia đình.
Vì sao điều này quan trọng: bộ phận tiếp nhận cần xác nhận chi tiết với thành viên, và về sau, số điện thoại hiện tại sẽ giúp ích vào ngày giao hàng.
4. Thành viên muốn dùng ngôn ngữ nào?
Ghi lại ngôn ngữ thành viên muốn dùng. Sau đó hỏi hiện có hỗ trợ ngôn ngữ nào cho tiểu bang của thành viên.
Vì sao điều này quan trọng: trao đổi rõ ràng giúp thành viên hiểu từng bước và đưa ra lựa chọn về bữa ăn của mình.
Hỏi cần những thông tin giới thiệu nào
Mỗi tiểu bang và chương trình có quy trình riêng. Hãy dùng danh sách chuẩn bị này để hỏi những gì được yêu cầu; đây không phải là mẫu giới thiệu của Meals Direct:
- Tên và thông tin liên lạc của thành viên
- Địa chỉ và mã ZIP của thành viên
- Chương trình hoặc bảo hiểm của thành viên, và bữa ăn đã được cho phép hay chưa
- Sở thích ăn uống, dị ứng và nhu cầu ăn kiêng
- Tên và thông tin liên lạc của người giới thiệu
Chỉ gửi những thông tin này qua kênh chính thức mà bộ phận tiếp nhận xác nhận cho tiểu bang của thành viên.
Ai nhận hồ sơ giới thiệu
Điều phối viên dịch vụ, người quản lý chăm sóc và người lập kế hoạch xuất viện làm việc với Bộ phận Điều phối Dịch vụ (Service Coordinator Department) của Meals Direct về giới thiệu khách hàng, giấy tờ, việc cho phép dịch vụ và thiết lập dịch vụ cho khách hàng. Hãy hỏi văn phòng phụ trách tiểu bang của thành viên cách liên lạc với bộ phận đó. Bắt đầu từ trang địa điểm của chúng tôi, nơi có trang cho Pennsylvania, New Jersey và New York.
Hãy hỏi đội ngũ nhận hồ sơ cách họ xác nhận đã nhận, ai kiểm tra khu vực phục vụ và ai xử lý yêu cầu cho phép dịch vụ, nếu có. Ghi lại bước tiếp theo và người chịu trách nhiệm. Bản thân việc gửi hồ sơ giới thiệu không có nghĩa là quyền lợi đã được phê duyệt hay việc giao hàng đã được sắp xếp.
Lưu ý về quyền riêng tư cho người giới thiệu
Thông tin của thành viên là thông tin riêng tư. Xin ghi nhớ các quy tắc sau:
- Không bao giờ dùng mạng xã hội (bình luận, tin nhắn riêng hoặc bài đăng công khai) cho tên, thông tin sức khỏe, số định danh hoặc ghi chú hồ sơ của thành viên.
- Chỉ dùng kênh chính thức mà bộ phận tiếp nhận xác nhận cho tiểu bang của thành viên.
- Chỉ chia sẻ mức tối thiểu cần thiết cho việc giới thiệu.
- Làm theo chính sách quyền riêng tư của tổ chức quý vị cho mọi tin nhắn quý vị gửi.
Chúng tôi sẵn lòng nhận các câu hỏi chung, chẳng hạn chúng tôi phục vụ những tiểu bang nào, qua điện thoại, email hoặc trò chuyện trên trang web; phần trò chuyện chỉ trả lời câu hỏi chung.
Trước khi bấm gửi
Hãy đối chiếu nơi nhận với hướng dẫn mà đội ngũ tiểu bang đã đưa cho quý vị. Kiểm tra để chắc chắn mỗi tệp đính kèm đều cần thiết và thuộc về đúng người. Nếu chưa biết thông tin cho một mục nào đó, hãy hỏi cách xử lý thay vì đoán.
Sau khi gửi, hãy lưu ngày gửi và mọi biên nhận vào hệ thống tổ chức quý vị đang dùng. Biên nhận có thể cho thấy tin nhắn đã được gửi; hãy hỏi riêng làm sao quý vị biết tin nhắn đã đến đội ngũ phụ trách bước tiếp theo.