Подальший зв'язок щодо направлення на харчування є частиною самого направлення. У цій статті пояснено, чому важливі направлення зі зворотним зв'язком, за якими станами варто стежити, як перевірити направлення та про які подальші дії запитати.
Чому важливі направлення зі зворотним зв'язком
«Замкнений цикл» просто означає, що людина, яка надіслала направлення, дізнається, що з ним сталося. Для учасників це може визначати, чи буде початок обслуговування безперешкодним, чи виникне перерва в підтримці. Для команд догляду це означає менше повторних дзвінків і менше несподіванок.
Коли цикл залишається відкритим, невеликі проблеми зростають. Відсутню інформацію ніхто не помічає. Учасник чекає, не знаючи чому. Координатор оновлює план без останньої інформації. Завершення циклу допомагає всім працювати на основі однакового розуміння ситуації.
Подальший зв'язок щодо направлення на харчування: стани, за якими варто стежити
Вам не потрібна складна система. Чотири запропоновані позначки можуть упорядкувати ваші власні записи. Це не стани в системі Meals Direct:
- Отримано. Направлення надійшло до потрібної команди штату учасника.
- На розгляді. Команда перевіряє зону обслуговування та інформацію про програму.
- Потрібні подальші дії. Чогось бракує або потрібне рішення. Ключове запитання тут: хто за це відповідає?
- Закрито, наступний крок записано. Направлення має результат, а наступний крок записано, щоб нічого не загубилося.
Чому важливо запитати «хто за це відповідає?»
За етапом «потрібні подальші дії» варто стежити уважно. Відсутні відомості про план, запитання щодо адреси або запит про вподобання учасника можуть залишитися без відповіді між двома поштовими скриньками. Визначення одного відповідального за кожне подальше завдання, чи то людини, яка направляє, координатора учасника або команди прийому звернень постачальника харчування, допомагає рухатися далі.
Чому стан «закрито» потребує наступного кроку
Направлення може завершитися по-різному. Харчування може бути організовано. Учаснику може бути потрібна інша послуга. Дозвіл може ще очікувати рішення програми учасника. Хоч би яким був результат, запишіть наступний крок і того, хто його виконає.
Як перевірити стан направлення
Якщо ви надіслали направлення до Meals Direct і хочете дізнатися його стан:
- Скористайтеся офіційним способом зв'язку для штату учасника. Почніть із нашої сторінки «Наші відділення», щоб знайти потрібну команду Meals Direct для Пенсильванії, Нью-Джерсі чи Нью-Йорка.
- Підготуйте свої відомості про направлення, наприклад дату його надсилання та ваші контактні дані.
- Не повідомляйте дані учасника в соціальних мережах. Ніколи не публікуйте імена, відомості про здоров'я, ідентифікаційні номери чи записи щодо справи в коментарях або особистих повідомленнях.
Зберігайте оновлення у схвалених системах, а не в повідомленнях у соціальних мережах. Правила конфіденційності вашої організації застосовуються до кожного повідомлення, яке ви надсилаєте.
Запитайте, яких подальших дій очікувати
Запитайте команду, яка опрацьовує направлення, яких подальших дій очікувати. Строки можуть залежати від штату учасника, програми та інформації, якої ще бракує.
Якщо ви не отримали відповіді та не знаєте, на якому етапі перебуває направлення, зв'яжіться з командою штату учасника офіційним способом і запитайте про поточний стан.
Поради для команд догляду
- Відстежуйте чотири стани у тій системі, якою ваша організація вже користується.
- Записуйте відповідального за кожне подальше завдання.
- Записуйте наступний крок, коли закриваєте направлення, навіть якщо результатом є «не зараз».
- Передавайте лише потрібну інформацію офіційним способом.
Повідомлення для подальшого зв'язку, яке можна адаптувати
Спробуйте так: «Звертаюся щодо направлення на харчування, яке було надіслано мною [date]. Чи можете ви підтвердити, що воно надійшло до потрібної команди, чого ще бракує та хто відповідає за наступну дію?»
Користуйтеся цим формулюванням лише через канал, підтверджений для штату учасника, і відповідно до правил конфіденційності вашої організації. Почніть із мінімуму ідентифікаційної інформації, яку запитує команда. Запишіть відповідь, не позначаючи невирішене завдання як завершене лише тому, що повідомлення було надіслано.