Якщо заздалегідь продумати, про що запитати щодо доставки харчування додому, це допоможе впорядкувати першу розмову. Запишіть кілька запитань, підготуйте п’ять простих відомостей і вирішіть, чим та яким способом будете ділитися. Цей посібник пропонує запитання, пояснює, про що можуть запитати під час приймання звернення, і завершується коротким списком, який можна скопіювати або роздрукувати.
Про що запитати щодо доставки харчування додому: запитання для запису
Перед дзвінком координатору послуг учасника, до його програми або до команди Meals Direct у його штаті запишіть важливі для вас запитання. Ось кілька для початку:
- Чи обслуговуєте ви район учасника? Зони обслуговування відрізняються в межах кожного штату.
- Які формати харчування там пропонують? Гарячі, заморожені та спеціальні свіжі страви. Варіанти відрізняються залежно від району та програми.
- Які меню доступні? Запитайте про будь-яку кухню, важливу для учасника.
- Чи вже надано дозвіл на харчування, чи потрібен запит? Дозвіл надає програма або медичний план учасника.
- Чи є якісь витрати? Деякі учасники, які мають право на участь, можуть отримувати затверджені пільги на харчування без особистих витрат. Покриття та дозвіл можуть відрізнятися.
- Яка мовна підтримка доступна? Запитайте, яка мовна підтримка зараз доступна у штаті учасника.
- Що буде далі та хто зв’яжеться з вами?
Залиште місце під кожним запитанням для відповіді та імені людини, з якою ви говорили.
Про що вас можуть запитати під час приймання звернення
Кожен штат і програма мають власний порядок. Загалом під час приймання звернення можуть попросити такі відомості:
- Ім’я учасника та найзручніший номер телефону для зв’язку з ним
- Адресу або поштовий індекс ZIP учасника, щоб перевірити зону обслуговування
- Програму або план учасника, якщо вони вам відомі
- Чи вже схвалено харчування, якщо ви знаєте
- Харчові вподобання, алергії та дієтичні потреби
- Бажану мову
Перед дзвінком не обов’язково знати всі відповіді. Якщо ви чогось не знаєте, скажіть про це. Команда може допомогти вам з’ясувати, де знайти цю інформацію.
Короткий список для копіювання або друку
Перед першим дзвінком підготуйте:
- поштовий індекс ZIP
- Назву програми або плану, якщо вона відома
- Стан схвалення, якщо він відомий
- Найзручніший номер телефону та час для зв’язку з вами
- Бажану мову
Запитання, які варто поставити:
- Чи обслуговуєте ви цей район?
- Які формати та меню тут пропонують?
- Чи потрібен дозвіл і як його отримати?
- Яка мовна підтримка доступна?
- Який наступний крок і хто зв’яжеться з вами?
Після дзвінка запишіть:
- З ким ви говорили
- Що вам сказали
- Наступний крок і хто його виконає
Конфіденційність: чим і де ділитися
Деякі відомості є особистими. Зателефонуйте до команди штату учасника та запитайте про схвалений спосіб передавання особистих відомостей або документів. Не надсилайте їх звичайною електронною поштою або через соціальні мережі.
Можна ставити загальні запитання (наприклад, у чаті на сайті):
- Які штати обслуговує Meals Direct?
- Які формати харчування ви пропонуєте?
Тримайте в таємниці (передавайте лише через захищений канал, який підтвердить команда штату):
- Імена
- Відомості про здоров’я або діагнози
- Ідентифікаційні номери, як-от номери Medicaid або плану
- Нотатки у справі або документи
Будь ласка, не розміщуйте документи та відомості про здоров’я в соціальних мережах, зокрема в особистих повідомленнях. Соціальні мережі не є захищеним каналом.
Кому зателефонувати спочатку
- Якщо учасник має координатора послуг або кейс-менеджера, часто варто спочатку зателефонувати саме йому.
- Якщо ви хочете запитати в Meals Direct, почніть із нашої сторінки «Наші відділення» та виберіть штат учасника.
- Якщо ви не знаєте, з чого почати, програма або медичний план учасника можуть підказати, до кого звернутися.
Завершіть дзвінок із чітким розумінням одного наступного кроку
Перед завершенням повторіть дію, яку, на вашу думку, потрібно виконати далі: «Я запитаю координатора про дозвіл» або «Я почекаю, поки команда підтвердить зону обслуговування». Потім запитайте, чи правильно ви зрозуміли.
Залиште запитання без відповідей у своєму списку. Не потрібно заповнювати порожнє місце припущенням. Якщо допомагатиме інша людина, приватно повідомте їй узгоджену наступну дію, щоб не надсилати суперечливих запитів.