Отслеживание направления на питание является частью самого направления. В этой статье объясняется, почему важны направления с замкнутым циклом, какие статусы стоит отслеживать, как узнать о ходе направления и о каких дальнейших действиях спросить.
Почему важны направления с замкнутым циклом
«Замкнутый цикл» просто означает, что человек, отправивший направление, узнаёт, что с ним стало. Для участников от этого может зависеть, начнётся ли обслуживание гладко или в поддержке возникнет перерыв. Для команд по уходу это означает меньше повторных звонков и меньше неожиданностей.
Когда цикл остаётся незамкнутым, мелкие проблемы разрастаются. Недостающая деталь остаётся незамеченной. Участник ждёт, не зная почему. Координатор обновляет план, не имея последних сведений. Когда цикл замкнут, все опираются на одни и те же сведения.
Отслеживание направления на питание: какие статусы стоит отмечать
Сложная система не нужна. Четыре предлагаемых обозначения помогут упорядочить ваши собственные заметки. Это не статусы в системе Meals Direct:
- Получено. Направление поступило в нужную команду для штата участника.
- На рассмотрении. Команда проверяет зону обслуживания и сведения о программе.
- Нужны дальнейшие действия. Чего-то не хватает или требуется решение. Главный вопрос здесь: кто за это отвечает?
- Закрыто, следующий шаг записан. У направления есть результат, а следующий шаг записан, чтобы ничего не потерялось.
Почему важен вопрос «кто за это отвечает?»
За этапом «нужны дальнейшие действия» стоит следить особенно внимательно. Недостающие сведения о плане, вопрос об адресе или просьба уточнить предпочтения участника могут застрять между двумя почтовыми ящиками. Если для каждого такого пункта назначить одного ответственного, будь то направивший специалист, координатор участника или служба приёма заявок поставщика питания, дело будет двигаться.
Почему у «закрытого» направления должен быть следующий шаг
Направление может закрыться по-разному. Питание может быть организовано. Участнику может понадобиться другая услуга. Разрешение может всё ещё находиться на рассмотрении в программе участника. Каким бы ни был результат, запишите следующий шаг и того, кто его выполнит.
Как узнать, на каком этапе направление
Если вы отправили направление в Meals Direct и хотите узнать, на каком оно этапе:
- Используйте официальный канал связи для штата участника. Начните с нашей страницы офисов, чтобы найти нужную команду Meals Direct в Пенсильвании, Нью-Джерси или Нью-Йорке.
- Подготовьте свои данные для справки, например дату отправки направления и ваши контактные данные.
- Не размещайте сведения об участнике в социальных сетях. Никогда не пишите имена, сведения о здоровье, идентификационные номера или записи по делу в комментариях или личных сообщениях.
Храните сведения о ходе направления в утверждённых системах, а не в сообщениях в социальных сетях. Правила конфиденциальности вашей организации распространяются на каждое ваше сообщение.
Спросите, каких дальнейших действий ожидать
Спросите команду, которая занимается направлением, каких дальнейших действий ожидать. Сроки могут зависеть от штата участника, программы и сведений, которых ещё не хватает.
Если вам не ответили и вы не уверены, на каком этапе направление, свяжитесь с командой штата участника через официальный канал и спросите о текущем статусе.
Советы для команд по уходу
- Отслеживайте четыре статуса в той системе, которую уже использует ваша организация.
- Записывайте ответственного за каждый пункт дальнейших действий.
- Фиксируйте следующий шаг, когда закрываете направление, даже если результат звучит как «не сейчас».
- Передавайте только необходимое и только через официальный канал.
Образец сообщения, который можно изменить под себя
Попробуйте так: «Я уточняю информацию о направлении на питание, отправленном [дата]. Можете ли вы подтвердить, поступило ли оно в нужную команду, чего ещё не хватает и за кем следующее действие?»
Используйте эту формулировку только через канал, подтверждённый для штата участника, и с соблюдением правил конфиденциальности вашей организации. Начните с минимума идентифицирующих сведений, который запрашивает команда. Запишите ответ, но не меняйте статус ожидающего пункта на «выполнено» только потому, что сообщение было отправлено.